Ik heb er al kort iets over geschreven op deze site, mar wilde het toch nog een keer benadrukken. De locatie voor je congres bepaalt in grote maten het succes ervan. Een goede locatie voor je congres kies je door middel van een goed en weloverwogen plan. Om dit te bereiken is het belangrijk dat je een lijst opstelt van mogelijke punten waarvan jij denkt dat ze belangrijk zijn. Een voorbeeld van dit soort punten is bijvoorbeeld: geografische locatie, sfeer van de locatie en natuurlijk de mogelijkheid om extra apparaten en dergelijke te gebruiken. In deze blog ga ik dieper hierop in.

Geografische locatie

Een congres wordt pas echt succesvol wanneer je locatie goed te bereiken is. Een goed bereikbare locatie zorgt ervoor dat iedereen met het grootste gemak de locatie kan bereiken. Mensen doen het liefst zo min mogelijk moeite om een locatie te bezoeken. Daarom adviseer ik om zoveel mogelijk in te perken dat de locatie slecht te bereiken is of dat mensen heel ver moeten reizen om je locatie te bereiken. Zorg er dus voor dat de locatie zoveel mogelijk centraal ligt voor je bezoekers. Een goede manier om dit te bereiken is simpelweg door de kaart van Nederland hiervoor te gebruiken. Dit is wat je doet: Breng in kaart waar je uitgenodigde vandaan komen en prik deze op de kaart van Nederland. Wanneer je dat hebt gedaan pak je vervolgens een stuk touw en span je deze tussen de prikkers. Wanneer je dit doet zul je zien dat de touwtjes allemaal op één bepaalde plek kruizen. Dit is dé plek van jouw congrescentrum. Super centraal en dus goed te bereiken voor al je gasten.

De sfeer van de locatie

Het succes van je congres en het succes van je locatie wordt voor een groot gedeelte bepaalt door de mate waarin de sfeer van de locatie aansluit bij de sfeer van jouw congres. Ga je bijvoorbeeld een heel zakelijk congres organiseren? Dan past dit beter in een industriële locatie. Een creatief evenement past weer beter in een locatie met een theatersfeer of een bosrijke omgeving. Hoe jij je volgende congres ook gaat inrichten, zorg ervoor dat de sfeer van je locatie en de sfeer die je wilt neerzetten op je congres overeenkomen.

Technische benodigdheden

Een congres of evenement kan natuurlijk niet zonder gebruik te maken van beeld en geluid apparatuur. Daarom is het verstandig om een goede afspraken te maken over het gebruik van beeld en geluid apparatuur. Vooral, omdat je er niet zomaar vanuit moet gaan dat de congreslocatie van jouw keuze zomaar alle beeld en geluid apparatuur die jij nodig denkt te hebben voorradig heeft. Zorg er daarnaast voor dat je goede keuzes maakt met betrekking tot schade aan deze apparatuur. Wanneer je bijvoorbeeld een bedrijfsevenement gaat houden, kan het voorkomen dat hier wat alcoholische versnaperingen worden genuttigd. Schade aan de apparatuur kan dan voorkomen. Zorg dat je goed verzekerd bent. Dan weet je zeker dat jij niet voor de kosten opdraait.

Succes!

Ik hoop dat bovenstaande tips je hebben geholpen bij het uitkiezen van de allerbeste locatie voor jouw volgende evenement. Twijfel je toch nog? Geen paniek! Plaats je vragen in de comment sectie onderaan deze blog en ik beantwoord ze met liefde.